Obtenir d'abord le document auprès du bon organisme
L'apostille ne crée ni ne remplace un document. Elle authentifie un document qui existe déjà — elle confirme la signature et la qualité de la personne qui l'a délivré, afin qu'un pays partie à la Convention Apostille l'accepte sans autre légalisation.
L'ordre des étapes compte donc. Repérez l'organisme qui a l'autorité de délivrer votre document, obtenez-en une copie recevable, et demandez l'apostille seulement ensuite. Demander une apostille sur une photocopie, sur un document trop ancien ou délivré par le mauvais organisme est la principale cause de blocage d'une demande.
- L'organisme qui a l'autorité de délivrer le document
- Si votre copie est assez récente pour être recevable
- Si le pays de destination exige une ou deux apostilles
État civil, entreprises et registre foncier
Le Directeur de l'état civil délivre les documents d'état civil : certificats de naissance, de mariage et de décès, certificats de changement de nom, et attestations comme l'attestation de célibat. La date de délivrance est déterminante : les copies anciennes ne sont généralement pas acceptées, alors prévoyez d'en commander une nouvelle plutôt que de faire apostiller celle que vous avez déjà.
Le Registraire des entreprises du Québec délivre les documents d'entreprise : certificat de conformité, certificat de changement de nom d'une entreprise, certificat de fusion. Le Registre foncier délivre les copies certifiées des documents inscrits au registre foncier.
- Directeur de l'état civil — naissance, mariage, décès, changement de nom, célibat
- Registraire des entreprises — conformité, changement de nom, fusion
- Registre foncier — copie certifiée d'un document
Documents scolaires, collégiaux et universitaires
Le ministère de l'Éducation délivre les diplômes du secondaire, dont le diplôme d'études secondaires et le diplôme d'études professionnelles. Les bulletins scolaires et les lettres de confirmation de fréquentation ne viennent pas du ministère : vous devez les demander à l'école fréquentée.
Le ministère de l'Enseignement supérieur délivre le diplôme d'études collégiales (DEC). Les bulletins collégiaux s'obtiennent auprès du collège, et les diplômes ou attestations universitaires auprès de l'université.
Attention à un piège : un document provenant d'un collège privé non subventionné, ou non reconnu par le ministère, doit être accompagné d'une déclaration officielle d'un avocat ou d'un notaire pour être apostillé.
- Ministère de l'Éducation — DES et DEP
- L'école — bulletins, confirmation de fréquentation
- Ministère de l'Enseignement supérieur — DEC
- Le collège ou l'université — bulletins, diplômes universitaires
Actes notariés et professions juridiques
Un acte notarié — contrat de mariage, testament, contrat de vente, hypothèque, donation — exige deux démarches. Vous obtenez une copie certifiée conforme auprès du notaire qui a produit l'acte original. Vous obtenez ensuite un certificat d'authenticité de la Chambre des notaires du Québec, qui atteste que le notaire fait bien partie de l'ordre et qu'il a signé cet acte. Les deux pièces voyagent ensemble.
La Chambre des notaires effectue aussi les recherches testamentaires et les recherches de mandat de protection. Le Barreau du Québec délivre ses propres documents, dont l'attestation d'études de l'École du Barreau, effectue également ces recherches, et permet de vérifier le statut d'un avocat.
- Copie certifiée conforme — auprès du notaire qui a produit l'acte
- Certificat d'authenticité — auprès de la Chambre des notaires
- Recherche testamentaire ou de mandat — Chambre des notaires ou Barreau
Jugements, divorce et RDPRM
Les jugements de la Cour du Québec, de la Cour supérieure et de la Cour d'appel, ainsi que les certificats de divorce, relèvent du ministère de la Justice. Ils ne se demandent pas de façon centralisée : vous devez vous adresser au greffe du district judiciaire où le jugement a été rendu.
Les certificats du Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) s'obtiennent directement auprès de ce registre.
- Greffe du district où le jugement a été rendu
- Certificat de non-appel, si le pays de destination l'exige
- RDPRM — certificat du registre
Documents de police
La vérification policière à des fins civiles — anciennement le certificat de bonne conduite — s'obtient normalement au poste de police de la municipalité où réside la personne visée. Si la municipalité n'offre pas ce service, une firme accréditée par la GRC peut l'effectuer. La Sûreté du Québec traite la vérification du casier et des antécédents judiciaires.
Deux règles d'aiguillage importent. Si le document est délivré par la GRC, il ne s'apostille pas au Québec : il faut s'adresser à Affaires mondiales Canada. Et s'il est délivré par une firme privée, il doit être accompagné d'une déclaration officielle d'un avocat ou d'un notaire.
- Service de police municipal — vérification à des fins civiles
- Firme accréditée par la GRC — si la municipalité n'offre pas le service
- Document délivré par la GRC — s'adresser à Affaires mondiales Canada
D'où vient l'apostille elle-même
Deux organismes distincts interviennent, et ils ne sont pas interchangeables. Chaque organisme nommé ci-dessus délivre un document. L'apostille, elle, est apposée par l'autorité compétente : pour les documents publics québécois, le ministère de la Justice du Québec, par sa Délivrance des apostilles. Aucun des organismes émetteurs énumérés ci-dessus n'appose d'apostille.
La demande se fait par le service en ligne du ministère, ou par la poste à Délivrance des apostilles, 276, rue Saint-Jacques, bureau 301, Montréal (Québec) H2Y 1N3. Des frais s'appliquent par document, et le Québec délivre les apostilles en français seulement — prévoyez-le si le pays de destination attend le certificat dans une autre langue.
La compétence du Québec s'arrête aux documents québécois. Il n'appose pas d'apostille sur un document délivré par une autorité fédérale, une autre province ou un territoire : ceux-là relèvent d'Affaires mondiales Canada. Envoyer un document fédéral au Québec vous coûte le délai de traitement, pas seulement les frais.
- Document public québécois — ministère de la Justice (Délivrance des apostilles)
- Document fédéral, d'une autre province ou d'un territoire — Affaires mondiales Canada
- Les apostilles québécoises sont délivrées en français seulement; des frais s'appliquent par document